EL MEMORANDUM

  DEFINICION:

Un memorándum es en su aceptación básica, una especie de informe que se encuentra dirigido a una persona o un grupo de ellas en el cual se expresa algo que debe ser tenido en cuenta para un asunto determinado. Por otro lado también se puede definir como un cuaderno o anotador en el cual se anotan las cosas que una persona debe recordar en un futuro.

PARTES DEL MEMORANDUM:

 1.Destinatario: en esta parte se coloca el nombre de la persona a quien se escribe el memorándum, seguido de su grado, título o cargo que ocupa la persona.  Primero se coloca el título o la denominación, seguido por el nombre y el cargo, siempre separado por una coma.

2.De o del: es en esta sección donde se debe de colocar el nombre de quien realiza la carta o del remitente. Primero se debe de colocar el nombre y el cargo de quien envía el documento todo separado por coma.

3.Asunto: parte en la cual se ha de describir brevemente y de forma clara el motivo de dicha comunicación.

4.Fecha

5.Escrito redactado brevemente

6.firma

TIPOS DE MEMORANDUM:

1. Informativo

Este tipo de memorándum tiene una función principal: anunciar a la mayor cantidad de personas posible un cambio de política, el ingreso de nuevo talento a la empresa o un acontecimiento o evento, como un día feriado o reunión extraordinaria.

Por lo tanto, la comunicación debe ser clara, concisa y accesible. No debe dejar espacio para dudas, así que al redactarlo es importante confirmar que contiene los datos necesarios: horario, lugar, fecha, involucrados, nombres, vigencia, etc.

2. De aclaración

Cuando es necesario atender una inquietud que varios colaboradores comparten o que los responsables de un área han descubierto cierta información errónea sobre una política, un memorándum de aclaración puede ser la solución que disipará cualquier duda. Incluso, en más de una ocasión tendrá que compartirse después de que un memorando informativo hizo su primera ronda. Así que también es una segunda oportunidad para que se disipen malentendidos y que quede constancia de la corrección o precisión que hayan sido necesarias.

3. Social

Un memorándum social es más relajado y amigable, ya que su intención es anunciar un evento recreativo —como un viaje para los empleados a modo de premio por su trabajo—, compartir buenas noticias de la vida fuera de la empresa con consentimiento de las personas involucradas —alguien está por jubilarse o acaba de saber que será padre— o recordar alguna fecha especial, como cumpleaños.

4. De directiva

Es el tipo de mensaje que comunica una instrucción, que no siempre está dirigida a varias personas al mismo tiempo. Se envía en casos específicos, cuando se nota que no se siguen ciertos lineamientos ya establecidos o cuando se desea recordar el procedimiento para llevar a cabo un proceso. Por ejemplo, un memo de este tipo es oportuno si una o varias personas comienzan a llegar tarde a su puesto de trabajo. O también si un equipo regresa de un viaje de trabajo y es momento de que entreguen comprobantes de sus gastos para solicitar un reembolso de viáticos.

5. De respuesta

Es el que se utiliza cuando se hace una consulta o una petición. Podría ser que se trate del seguimiento de un proyecto —como confirmar si ya se entregaron los contratos al cliente— o si es posible cambiar de fecha una reunión por causas de fuerza mayor.

6. De estado

A diferencia de los memos de respuesta, este memorándum no necesita que se haga una pregunta para enviarlo a las partes interesadas, sino que se redacta para informar el estatus de una asignación o proyecto. Ayuda a mantener al tanto a las personas que están a cargo de puestos de supervisión, y a llevar un registro de los aspectos importantes cada semana, por ejemplo, para entender mejor el avance y lo que falta por hacer.